Az önéletrajz mellett a motivációs levélnek is döntő szerepe van a kiválasztásban. A következő információkat „válaszolhatjuk meg benne”: Hol találkoztunk az állásajánlattal? Melyik pozícióra, illetve miért pályázunk? Ezekre a kérdésekre minden kísérőlevélben válaszolni kell. A következőkben ismertetünk néhány gyakori hibát, amit a kísérőlevél írásakor nem ejthetünk.
A kísérőlevél is az első benyomáshoz tartozik, hiszen az önéletrajz mellett ezt fogják kezükben a HR-esek. A levél formája, tartalma kialakít egy képet a pályázó személyiségéről a kiválasztást végzőkben. Ez lehet pozitív, vagy negatív. Pozitív abban az esetben, ha az önéletrajz is megfelel, a jelölt számíthat a személyes interjúra való behívásra. Negatív hatást kelt az, ha valaki hibát hibára halmoz a kísérőlevélben.
Negatív hatást keltenek a következők (Ezekre nagy figyelmet kell fordítanunk):
Elütések, helyesírási hibák
Azért, hogy ezeket elkerülhessük, érdemes többször átolvasni a levelet, önéletrajzot. A word-ben található egy helyesírás ellenőrző modul, ami szintén segítségünkre lehet. De átnézethetjük egy olyan barátunkkal, ismerősünkkel, akiről tudjuk hogy a helyesírása megfelelő.
Tagolási problémák
A helyesírás mellett nagyon fontos a megfelelő forma, tagolás. Ha nem alkalmazzuk ezt, akkor egy átláthatatlan masszának tűnik az egész levél. Külön bekezdésben kell feltüntetni a megpályázott pozíciót, majd egy külön bekezdést kell kezdeni a pályázás miértje részletezésére (miért akarjuk elnyerni az állást). Majd új bekezdést igényel az is, hogy miért érezzük magunkat alkalmasnak a munkakör betöltésére.
Rossz megszólítás
A „Tisztelt Hölgyem/Uram” megszólítás nem túl szerencsés. Jobb, ha nagyobb hangsúlyt fektetünk erre. Érdemes kideríteni, hogy kinek címezhetjük a levelet.
Felesleges információk közlése
Felesleges a családi hátterünk közlése. Nem a családi helyzetünket, a családunkat kell ismertetni, hanem ránk kíváncsiak.
Kerülni kell még
A baráti, túl laza megszólítást (ez egy hivatalos levél!), az öntömjénezést, illetve a közhelyes kifejezéseket.
Mielőtt elküldjük ezeket a fontos, döntő dokumentumat aktualizálni kell őket. Nagyon fontos, hogy mindig a legfrissebb kerüljön kiküldésre (például a két évvel ezelőtti dátum szerepeltetése hanyagságra utal).
Rövid, tömör, lényegre törő legyen a motivációs levél, nem tanácsos több oldalt készíteni.